Met ingang van 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling (WKR) ingevoerd. Kort gezegd komt het erop neer dat u, als werkgever, vrijwel alles mag vergoeden of verstrekken aan werknemers, mits het totaal van deze vergoedingen onder het drempelbedrag blijven van 1,2% van de fiscale loonsom, de vrije ruimte. Als deze vrije ruimte wordt overschreden dient over het meerdere 80% eindheffing aan de Belastingdienst te worden betaald. Deze regeling geldt ook voor de DGA, die als enige op de loonlijst staat!
Binnen de WKR zijn 5 categorieën waarin de vergoedingen of verstrekkingen aan werknemers kunnen worden geplaatst:
- Intermediaire kosten;
- Noodzakelijkheidscriterium;
- Gerichte vrijstellingen;
- Nihilwaarderingen;
- Vrije ruimte.
Als de vergoeding of verstrekking in de eerste vier categorieën kan worden geplaatst, dan geldt dat voor de betreffende vergoeding/verstrekking een uitzondering geldt, deze mag vrij worden verstrekt en valt niet onder de vrije ruimte.
1. Intermediaire kosten
Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Hierbij kunt u denken aan:
- Aankopen door de werknemer voor de zaak;
- Kosten van de auto van de zaak (tanken, wassen, parkeergeld, onderhoud e.d.);
- Kosten die samenhangen met de bedrijfsvoering (lunch/diner met klanten /relatiegeschenken) en niet met het functioneren van de werknemer.
2. Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen die als noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie vrij mogen worden vergoed. Hierbij kunt u denken aan:
- Gereedschappen, computers e.d.;
- Mobiele telefoon, smartphone, tablet, laptop;
- Telefoon- en internetabonnement.
3. Gerichte vrijstellingen
Hierbij kunt u denken aan:
- Abonnementen openbaar vervoer;
- Kostenvergoeding zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer. Vergoeding maximaal € 0,19 per kilometer. Meerdere is belast. Let op: als een vergoeding van € 0,19 wordt verstrekt voor reizen met eigen vervoer, dan mogen de parkeerkosten e.d. niet worden vergoed, aangezien dit in het bedrag van € 0,19 zit;
- Kosten van hotelovernachtingen, maaltijden e.d. voor reizen in het kader van de dienstbetrekking;
- Studie- en opleidingskosten.
4. Nihilwaarderingen
Hierbij kunt u denken aan:
- Arbo-voorzieningen op de werkplek;
- Uniform, overall en werkkleding die op de werkplek achterblijven of waarvan het logo groter is dan 70cm2;
- Consumpties op de werkplek, geen deel uitmakend van de maaltijd.
5. Vrije ruimte
Hieronder vallen alle kosten die niet in de voorgaande vier categorieën kunnen worden onderverdeeld. Hierbij kunt u denken aan:
- Kerstpakketten, geschenken ivm sinterklaas / verjaardag e.d.;
- Werkkleding die niet voldoet aan de vereisten;
- Maaltijden;
- Lunches en diners voor zover niet genoten met relaties;
- Personeelsfeest buiten de deur. (Personeelsfeest op de werkplek is een nihilwaardering!)
Bovenstaande opsommingen zijn uiteraard niet volledig. In de spreadsheet zijn meer kosten opgenomen die veel voorkomen. Hier kunt u ook meteen zien onder welke categorie de betreffende kostenpost valt.
Bekijk de werkkostenregeling spreadsheet (pdf)
Lunches/diners
Bij het doorlopen van de diverse administraties hebben wij geconstateerd dat de kosten van lunches/diners vrij snel oplopen. Van belang om te weten is dat onderscheidt wordt gemaakt tussen lunches/diners mét klanten en zónder klanten. Als er met een klant wordt gegeten, dan worden deze kosten gesplitst geboekt: het deel van de klant valt onder intermediaire kosten, het gedeelte van de werknemer valt onder de gerichte vrijstelling. Als er zonder klant wordt gegeten dan vallen deze kosten onder de vrije ruimte, tenzij er sprake is van overwerk, dan vallen deze kosten onder de gerichte vrijstelling.
Belangrijk hierin is dat u op de bonnen aangeeft met hoeveel mensen er gegeten is, onderverdeeld in aantal klanten en aantal personeelsleden. Als er sprake is van overwerk, dan moet dit ook op de bon vermeld worden. Als u dit niet doet, dan zullen wij deze kosten moeten boeken onder de vrije ruimte. Bij de WKR wordt gerekend met bedragen inclusief btw.
Vragen over Werkkosten regeling?
Zoals u merkt zitten er best nog wat haken en ogen aan. Wat wij willen meegeven is dat u bij twijfel contact met ons opneemt. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat alle kosten juist worden geboekt en voorkomen kan worden dat de vrije ruimte wordt overschreden.