Een groeiend aantal van onze klanten maakt gebruik van Exact Online Starter vanwege de gemakken die dit programma biedt. Een van de gemakken is het altijd en overal kunnen uploaden van (inkoop)facturen. Zo raak je nooit meer een bonnetje kwijt.

Hoe upload ik facturen in Exact?

Wanneer u gebruik maakt van Exact Online Starter kunt u op meerdere manieren uw bonnen en facturen uploaden. Zo kunt u facturen in pdf rechtstreeks naar uw administratie (laten) sturen, u kunt ze uploaden via de computer of fotograferen in de Exact Online app. Uiteraard kunt u ze ook nog steeds naar ons mailen. Alle opties worden hieronder toegelicht.

Facturen rechtstreeks naar uw persoonlijke digitale brievenbus

U kunt uw facturen rechtstreeks mailen naar de persoonlijke Exact Online mail adres van uw administratie. Dit mailadres staat in de activatie mail die u van ons ontvangen heeft. Heeft u deze niet meer dan kunt u deze bij ons opvragen. Als iedere factuur in een apart pdf bestand staat komt deze direct in de digitale brievenbus van uw administratie. U kunt een onbeperkt aantal bestanden versturen. Verstuur ze zelf of geef dit mailadres op als digitaal factuuradres.

Facturen uploaden via de computer
U kunt uw facturen zelf uploaden door het naar de geschikte mapjes te slepen. Dit doet u als volgt:

Via uw computer:

• U gaat naar exact-online.nl en logt in  met uw gegevens;
• Klikt in de menubalk op het huisje;
• Heeft u meerdere administratie in uw pakket, zorg dan dat u in de juiste administratie zit. Linksboven in het scherm ziet u in welke administratie u zit. Klik op de administratie als u wilt wisselen;
• Vervolgens ziet u rechts in beeld ‘Mijn taken’;
• Onder ‘Mijn taken’ ziet u ‘Inkoopfacturen’ en ‘Verkoopfacturen’ staan met daarachter een wolkje met een pijl erin. Daar klikt u op;
• Wanneer u daarop geklikt heeft verschijnt er een pop-up met ‘upload een factuur’;
• Sleep hier uw facturen in, houdt er rekening mee dat er maar 15 per keer geüpload kunnen worden. (wanneer u factuur voor factuur gaat uploaden kunt u een onderwerp meegeven, zet daar in wat het is, met wie het is, hoe u betaald (prive of zakelijk) . Dit is voor ons en voor u overzichtelijk.);
• Wanneer u er 15 of minder facturen in heeft gesleept klikt u op OK;
• De facturen worden verzonden naar de digitale brievenbus  bij De Vries Groep;
• Wanneer blijkt dat wij facturen aan de hand van de openstaande posten op de bank missen, dan nemen wij contact met u op.

Via uw mobiel:

Met de Exact-app op uw mobiel heeft u onderweg toegang tot uw administratie en kunt u snel een bonnetje uploaden. U kunt dan ook alleen inkoopfacturen uploaden:

• U download de Exact-online app en logt in;
• Indien u een meerdere administraties heeft, zorg er dan voor dat u in de juiste administratie zit. De administratie waar u op dat moment in zit, staat bovenin het scherm. Klik op de naam om te wisselen van administratie. Indien u slechts een administratie heeft, is de bovenstaande tekst niet van toepassing voor u;
• U krijgt dan icoontjes te zien met daaronder een beschrijving;
• U heeft het camera-icoontje met daaronder ‘Kostenpost’ nodig;
• U klikt op het icoontje, en geeft toegang tot uw camera;
• U klikt op foto maken en maakt een duidelijke foto. Dit kunt u doen doormiddel van met uw vinger op uw telefoonscherm te klikken zodat de camera scherp stelt;
• Wanneer de foto scherp is klikt u op gebruik foto;
• U kunt nog een omschrijving meegeven aan de foto. Omschrijf wat het is, eventueel met wie het is, hoe u betaald (prive of zakelijk). Dit is voor ons en voor u overzichtelijk.;
• Wanneer u dit allemaal gedaan heeft kunt u op uploaden klikken.

Aanleveren via mail
U kunt uw inkoop- en verkoopfacturen naar ons toe mailen via office@dvggroep.nl. Wanneer u alle facturen netjes heeft gescand of er een duidelijke foto van heeft gemaakt, ontvangen wij deze graag in een overzichtelijke mail met de inkoop en verkoop gescheiden.

Mocht u nog vragen hebben over Exact Online Starter of over het uploaden van facturen, neem dan gerust contact met ons op.